公文处理实施细则

 

为使局机关公文处理工作规范化、科学化, 根据《国家行政机关公文处理实施细则》和本局实际情况, 制定本细则。

一、收文

（一）凡寄送市级机关事务管理局的各种文件、简报、资料、信件等统一由办公室机要人员签收、拆封。

（二）办公室机要人员收件时，应认真核对件数、编号，检查行文关系，确认无误后，按下列原则进行处理：

1.凡上级机关（包括中共中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府）的普发文件，编“阅”字登记后，按规定范围分送。

2.对上级机关的非普发文件，编“阅”字登记后，送局领导传阅。

3.上级机关及其业务部门和市级机关各部、委、办、局等单位送市级机关事务管理局需要办理的公文，需编“办”字，提出拟办意见，送局领导批阅后交局有关处室或局属单位办理，并在5个工作日内予以答复。需送相关处室（中心、队）传阅的，提出拟办意见。

4.内部刊物、资料、简报收到后送局领导传阅。

5.给市级机关事务管理局的群众来信或由市纪检委、市信访局转来的群众来信送交分管领导或相关处室阅办。

（三）按文书立卷要求，收集整理好有关文件、材料，定期归档。对加盖“阅”字收文章的传阅文件，应负责定期收回。

（四）根据文件管理要求，认真做好机密文件的核对、清退工作。

二、传阅

（一）对盖有“阅”字收文章的文件，加贴传阅单，签批传阅意见后送局领导传阅。

（二）局领导传阅完毕后，机要人员应检查局领导是否签批了意见，并按领导意见及时予以办理。

（三）传阅文件应履行签字手续，并尽量缩短阅文时间，送各处室传阅的文件一般不能超过两天，阅后由各处室负责将文件送回局办公室。

（四）文件传阅完毕，应认真做好清理、归档工作。

三、发文

（一）原则。以市级机关事务管理局名义行文的，必须是：关系全局的重大事项（包括全年工作安排、人事变动等）和依照法律、法规等规定必须由市级机关事务管理局行文的事项。在市级机关事务管理局职权范围内，各项职能在依法行政过程中的新举措、新要求、新变革和局阶段性重点工作确实需行文明确的事项。本局对直属单位的管理、服务措施确需行文的事项，本局对各县（市、区）机关后勤系统的业务指导事项。

（二）拟稿。凡需以市级机关事务管理局名义印发的文件，由相关处室（局属单位）负责拟稿，填写局发文稿。在发文稿中拟稿人应填妥文件标题、附件名称、主抄送范围、主办单位和拟稿人姓名；拟稿正文应打印清样。

（三）核稿。文稿主办处室主要负责人负责草拟文稿的审稿。主要审核文稿的基本精神和内容是否符合国家法律、法规、方针、政策及局领导意图，是否与局已发有效公文相衔接；文稿的结构、文字、标点符号、发文范围是否符合要求，发文是否有实际意义等。核稿中如发现问题的，应提出处理意见；拟稿处室主要负责人应在“发文稿纸”规定栏目上签上姓名和日期。核稿完毕后送办公室审核。

（四）签发。文稿经办公室审核后，由办公室送分管局长或局长签发。其中，在分管局长职责范围内的文件，一般由分管局长签发，若涉及局重大事项，必要时须报局长签发，签发人应明确签署意见，并签上姓名和日期。办公室负责文稿的打印排版、编号。

（五）校对。文件的清样经拟搞者初校，再由办公室复校。初校应避免漏字、多字、错字、窜行、漏行等大的差错；复校应先检查初校指出的差错有无改正，然后对全篇内容和公文格式、版面布局等进行校正。重要文件或改动较多的清样，应进行三校。校对人应签具姓名，以示负责。

（六）文件送印后，办文人员应及时掌握印文进度，进行必要的催办。对急件和标有具体印发期限的文件，要督促文印室在规定的时间内交件，并及时发出。

（七）文件印成后，办文人员应再次检查文件的文头、文号等，确定无误后盖上相符印章。

（八）文件发出后，发文底稿、清样和两份正式文件及有关批复文件交由文书档案员留存、归档，办文人员应留一份正式文件。

四、公文格式

（一）公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印文机关和时间等部分构成。

（二）市级机关事务管理局文件，视内容性质和发文范围，使用不同的公文版头，编相应的发文字号。“丽水市市级机关事务管理局文件”，编“丽机事”、“丽机事函”等字号；“中共丽水市市级机关事务管理局党组文件”，编“丽机事党”字号；“中共丽水市市级机关事务管理局直属机关委员会文件”，编“丽机事直机党”字号；“会议纪要”编“丽机事会”字号。

（三）秘密公文应在文件右上角分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”公文应在文件左上角标明份数、序号。

（四）紧急公文应在文件右上角分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

（五）发文字号，包括机关代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线中央之上。上报的公文应在发文字号之右标注签发人，联合行文，只需标明主办机关发文字号。顺序号不编虚号（即1不编为001），不加“第”字。

（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，并按国务院办公厅规定的公文种类，准确地标明公文种类。

（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号，但在转发性文件中，被转发文不作为附件。

（八）公文除会议纪要外，应加盖印章。联合上报的文件，由主办机关加盖公章。联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章。加盖印章应上距正文2mm—4mm，端正、居中、下压成文时间。当文字排版后所剩空间不能容下印章位置时，采取调整行距、字距的办法予以处理，使印章与正文同处一面，不得用标识“此页无正文”的办法处理。

（九）公文的成文时间，以领导人签名的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人签发日期为准。如领导同意批准后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由办公室与承办单位共同确定。电报以发出日期为准。

（十）正式公文应标注主题词。主题词标引在文件末页左下端、分送栏之上，按类别词、类属词、文种的顺序排列，数量不超过5个。

五、公文书写规范

（一）公文的年月日、人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等，一般不要简称，或应使用规范化简称。引用公文应先引标题，后引发文字号。有的名称如在同一文件中多次出现，第一次要用全称，注明“以下简称”，后面才可用简称。

（二）文件用词用字应准确、规范。必须使用国家法定计量单位。

（三）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩赂词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

（四）审批公文，主签批人应明确签署意见，并签上姓名和审批时间。其它审批人圈阅，应视作同意。

（五）草拟、修改、签批公文，应使用钢笔、毛笔、签字笔和炭素、蓝黑墨水等符合存档要求的书写工具。不得在文稿装订线外书写。

（六）公文用纸采用国际标准A4型纸（尺寸为297毫米乘以210毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

（七）市级机关事务管理局文件排印的格式为：标题用小2号小标宋简体；正文用小3号仿宋体；“主题词”用小3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号，词目用小3号小标宋简体，词目之间空一字；发文字号、签发人、抄送机关等用小3号仿宋体。年份标全称用六角括号〔〕括入。成文时间右空4字。印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关的，在主题词之下）占一行位置，用小3号仿宋体。印发机关左空1字，印发时间右空1字。每页正文一般排23行，行间距为1.5倍，每行28个字。

六、承办文程序

（一）凡送市级机关事务管理局的承办文，统一由局办公室收文、登录、传递。且要随到随收即办，做到不耽搁、不漏收、不重收。

（二）对不予受理的承办文，由局办公室负责按下列情况处理：

1.由市政府办公室转交本局承办，但反映内容非本局职权范围的承办文，退市政府办公室秘书处，并提出建议承办单位。

2.未经市政府办公室批转，直接发文到本局要求承办，但反映内容非本局职权范围的承办文，退来文单位，并告知应受理单位。

（三）对应受理的承办文，按下列程序办理：

1.承办文由局办公室负责收文登录，填附“丽水市市级机关事务管理局文件承办单”，并按承办内容送职能处室承办。如承办文内容涉及2个以上处室的，一般按主要事由和多数事由分办的原则确定主办处室和协办处室。

2.职能处室收到局办公室送达的承办文后，应及时提出拟办意见，报送分管局长，内容重要的，还应报送局长。

3.对时间要求紧迫，或领导同志的直接批示件，局办公室签收后，可按承办内容直接送分管局长或局长审批，然后根据审批意见，交职能处室承办。

4.承办文一般应在受理承办之日起7天内办结。办结难度较大，7天内难以办结的，应及时将办理情况告知来文单位，必要时应赴来文单位协调。对紧急事项等特急承办文，要急事急办、特事特办、随到随办，办理期限最长不超过2天。

5.承办文办结后，局办公室应将办结的承办文复印交来文单位、分管局长、职能处室，重要的承办文办结后还需复印交局长。其中，市政府办公室批转的承办文办结后，原件交回市政府办公室秘书处，原件复印件由局办公室留存，来文单位直接交由本局办理的承办文办结后，原件由局办公室留存。

6.对未经局办公室签收的承办文，局领导一般不签署意见，职能处室不应受理。因特殊原因局领导已签署意见的，承办处室应及时送局办公室补办登记签收手续。